La nouvelle technique de classement de documents de Technoclass, Paper DOCS.
Les spécialistes de l’informatique et du travail de bureau nous promettaient la disparition du papier.  Grâce à un ordinateur et un logiciel de numérisation on devait pouvoir supprimer tous  les documents papier .  Une ère nouvelle allait s’ouvrir, sans classement, sans rangement, sans archivage. Le papier était mort !  Vive le zéro papier .Tant pis pour les secrétaires, pour les gestionnaires du courrier ou des archives. La paperasse était vaincue, ainsi que la paperasserie. Les  gains de productivité  allaient faire un bond en avant !

Force est de constater qu’on en est loin !

C’est pourquoi Technoclass  s’est attaqué à ce bastion des documents papier résiduels ; Sa solution s’appelle  Paper DOCS.  Les papiers concernés sont ceux qu’on trouve sur le bureau des cadres :  notes de service », documentations, courriers, études, projets, etc, à l’exclusion des séries de documents d’une même catégorie, tels que factures, bons de livraison , commandes, etc, pour lesquels Technoclass propose d’autres solutions.

 Paper DOCS  est composé de 2 outils : un logiciel et une structure de stockage pour les papiers.

Le logiciel est, d’abord, un moteur de recherche. Il fonctionne comme Google, mais, en beaucoup plus léger.
Exemple : prenons le contrat de distribution signé avec l’entreprise Martin, un document de 50 pages.  Google est obligé de numériser la totalité des 50 pages. Alors qu’avec Paper DOCS on ne rentrera dans l’ordinateur qu’un résumé, par exemple : « contrat Martin distribution tondeuses, motoculteurs, taille-haies » une ligne !
Et ce n’est pas tout. Comme pour Google tous les mots entrés deviennent, automatiquement, des mots-clés pour les recherches ultérieures. Dans notre exemple, c’est plus de 50000 pour Google. Ce serait, d’ailleurs pareil avec n’importe quel G.E.D., système de gestion électronique de documents. Une production de millions de mots-clés qui alourdissent  considérablement la moindre recherche. Avec Paper DOCS, dans notre exemple, c’est seulement 6 mots. Mais des mots-clés ciblés, 100 % utiles.
Le résumé se fait de la façon la plus libre. Pas de cases obligatoires, pas de contraintes. On écrit comme sur une page blanche. On dispose d’autant de lignes que nécessaire.

Dès que le résumé est rédigé, on se pose la question : « y-a-t-il encore quelque chose à faire sur ce document ? » Si c’est NON, un clic de validation, Paper DOCS indique le numéro 1, puisqu’on commence aujourd’hui et, hop, le document va dans la structure, au numéro 1.
Le prochain document sera numéroté 2, le suivant 3, et, ainsi de suite, jusqu’à l’infini….

Si, au contraire, la réponse à la question « y-a-t-il encore quelque chose à faire sur ce document » est OUI, par exemple, « voir avec Philippe », ou « urgentissime » ou n’importe quoi d’autre, on clique sur la case correspondante. Ces cases ont été créées au départ pour toutes les situations probables. A l’écran de l’ordinateur, elles se présentent comme des corbeilles. Pour rappeler les corbeilles traditionnelles que l’on trouve sur les bureaux. On peut, aussi, mettre une date butoir, des dates de péremption, des dates d’archivage, etc..

Puisqu’on ne risque plus d’oublier on peut se débarrasser de tous les papiers, de tous les dossiers dès qu’ils arrivent ou sont créés. Qu’ils soient vivants ou pas. Songez qu’on déplace et qu’on manipule, sans cesse, les documents vivants jusqu’à ce qu’ils ne le soient plus. Il est donc justifié de s’occuper d’eux en priorité.
Je sais, ça fait peur au début de ne plus avoir, sous les yeux, ses documents et ses dossiers vivants. Pourtant, les utilisateurs disent que c’est un des apports les plus intéressants de Paper DOCS .
Le rangement papier fait le rangement bureau.  Le bureau se vide et c’est bien agréable. Et, c’est sans risques. Puisque si, par exemple, Philippe passe, il suffit d’un clic sur sa corbeille pour que tous les dossiers à voir avec lui ressortent instantanément.

Mais où vont, donc, tous ces papiers, documents, dossiers ?
Dans une structure composée de chemises numérotées à partir de 1. De simples chemises en carton renforcé, munies de rabats et équipées, chacune, d’un cavalier portant son numéro. Ces chemises sont posées verticalement dans des boites-classeurs. Ainsi, leurs cavaliers sont très visibles, surtout qu’ils sont décalés les uns par rapport aux autres, suivant une échelle d’indexation de 1 à 10. De plus, ils changent de couleur à chaque centaine.
Les chemises sont souples et se dilatent à mesure qu’on les remplit de documents. En fait, n’ayant qu’une épaisseur propre très faible, le dossier qu’elles forment avec les papiers qu’elles contiennent ne fait, pratiquement, que l’épaisseur du contenu.

On obtient, déjà, grâce à ce phénomène, un important gain de place par rapport aux dossiers suspendus qui, eux, vides ou pleins, mesurent, au minimum, l’épaisseur de la languette d’indexation, soit, environ 1 cm.
Idem avec les classeurs à levier, leur dos est incompressible : vides ou pleins, ils font toujours 8 à 10 cm d’épaisseur. Î
 On peut faire le même raisonnement avec les classeurs à casiers 

Revenons à nos boites-classeurs remplies de dossiers numérotés, debout. Chaque dossier est accessible sans remuer les autres. Les boites-classeurs peuvent se poser n’importe où. Sur des étagères, des rayonnages, des armoires ou dans des tiroirs prévus pour les dossiers suspendus.
Quand on a beaucoup de boites-classeurs, on peut les incorporer dans des  meubles à tiroirs larges que Technoclass fabrique. Nous les commercialisons sous le nom de Mappothèque .

Les chemises, vides, pré-numérotées, sont en attente dans un tiroir du bureau.

Cette méthode de classement donne un effet visuel agréable et surtout très pratique. On a une vue d’ensemble sur des centaines de dossiers, tous identifiables et accessibles instantanément.

On a vu comment classer des documents ou classer des dossiers, voyons maintenant comment rechercher un document ou rechercher un dossier.
Ca se passe comme avec Google : on inscrit sur l’écran de l’ordinateur un ou plusieurs mots-clés et, instantanément, le logiciel inscrit sur l’écran de l’ordinateur tous les documents ou tous les dossiers qui comportent ce ou ces mots-clés.
Souvent le résumé suffit pour obtenir l’information souhaitée. Sinon, le dossier est en mains en quelques secondes.
Le gain de temps est considérable. L’économie de stress, aussi et les erreurs de reclassement ont disparu.
Au total, cette méthode nouvelle de gestion documentaire, par numérisation d’un petit pourcentage du document, son résumé, véritable innovation en matière de classement des documents papier, classement des dossiers, rangement bureau, rangement papier,  convient pour le classement des dossiers administratifs, les dossiers du personnel, les dossiers clients, les dossiers fournisseurs et, d’une façon générale pour le classement des documents de l’entreprise, ainsi que les documents comptables, la gestion du courrier, les documents personnels. Elle assure une excellente conservation des documents.
Le logiciel de Paper DOCS n’est pas , seulement, un logiciel de classement ou un logiciel de gestion des documents c’est, aussi, un excellent logiciel d’archivage.
L’ archivage des documents se fait suivant la même technique de classement des documents en phase vivante.

Essayer Paper DOCS est facile : il suffit de commander un kit de démarrage.